Berufe im Messe- und Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungskaufmann/-frau
Berufe im Messe- und Veranstaltungsmanagement

Die Tätigkeit im Überblick
Veranstaltungskaufleute konzipieren und organisieren Veranstaltungen und sorgen für deren reibungslosen Ablauf. Sie kalkulieren die Kosten und übernehmen alle kaufmännischen Aufgaben rund um die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Die Ausbildung im Überblick
Veranstaltungskaufmann/-frau ist ein 3-jähriger anerkannter Ausbildungsberuf in der Industrie und im Handel.

Typische Branchen
Veranstaltungskaufleute finden Beschäftigung in erster Linie in Veranstaltungsbetrieben bzw. Dienstleistungsunternehmen der Veranstaltungsbranche, in Eventagenturen sowie Unternehmen für Veranstaltungstechnik, bei Catering-Unternehmen, in Hotels und Gaststätten mit Veranstaltungsbereich oder in kommunalen Einrichtungen (z.B. Kulturämter, Büros für Stadtmarketing). 

Darüber hinaus finden sie auch Beschäftigung bei Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche, die Veranstaltungen oder Messen durchführen. 

Im Ausbildungsbetrieb lernen die Auszubildenden beispielsweise:

  • Veranstaltungspläne zu erstellen, insbesondere Ablauf- und Regiepläne
  • Kosten zu ermitteln, zu erfassen und zu überwachen sowie Bestellungen durchzuführen
  • wie die betrieblichen Abläufe organisiert sind, wie man Informations- und Kommunikationssysteme nutzt und allgemeine und betriebsspezifische Software anwendet
  • wie man Ausschreibungen vorbereitet, Angebote einholt und Informationen auswertet, Kalkulationen durchführt und Geschäftsvorgänge für das Rechnungswesen bearbeitet
  • wie Projektaufgaben sowie die Arbeit interner und externer Beteiligter koordiniert werden
  • wie wirtschaftliche Grunddaten des Marktsegments beschafft und für Veranstaltungskonzepte genutzt werden können
  • wie man Informations-, Beratungs- und Verkaufsgespräche mit Kunden durchführt und was man über das Beschwerdemanagement wissen muss
  • wie man die Einhaltung des Ablaufplans einer Veranstaltung sicherstellt und bei Veränderungen die entsprechenden Schritte einleitet
  • welche Tätigkeiten nach der Veranstaltung auszuführen sind, z.B. Endabrechnungen erstellen und den Erfolg der Veranstaltung kontrollieren
  • welche Gesetze und Vorschriften z.B. hinsichtlich Haftungs- und Versicherungsrecht zu beachten sind

Darüber hinaus werden während der gesamten Ausbildung Kenntnisse über Themen wie Rechte und Pflichten während der Ausbildung, Organisation des Ausbildungsbetriebs und Umweltschutz vermittelt.

In der Berufsschule erwirbt man weitere Kenntnisse:
In berufsspezifischen Lernfeldern (z.B. Veranstaltungen im Rahmen der integrierten Kommunikation eines Unternehmens konzipieren, Finanzquellen erschließen und Finanzmittel einsetzen) und in allgemeinbildenden Fächern wie Deutsch, Wirtschafts- und Sozialkunde.

Zusatzqualifikationen
Die Zusatzqualifikation "Fremdsprache für kaufmännische Auszubildende" soll angehende Kaufleute dazu befähigen, typische berufliche Aufgabenstellungen in einer Fremdsprache wie Englisch zu bearbeiten und z.B. Telefonate und Gespräche zu führen oder Geschäftsbriefe zu verfassen. Für den Erwerb der Zusatzqualifikation absolvieren die Auszubildenden eine Prüfung, die aus einem schriftlichen und einem mündlichen Teil besteht. Weitere Informationen erteilt die zuständige Industrie- und Handelskammer.

Big Data in der Eventbranche
Ob Kultur- oder Sportereignisse, Messen oder Kongresse: Mithilfe der aktuellen Ticketing-Technologie steht eine Fülle an Kundendaten zur Verfügung. Event-Fachkräfte können beispielsweise auswerten, welche Zielgruppen wo und zu welchen Zeiten Tickets erwerben oder welche digitalen Marketingkanäle für ein Event besonders erfolgreich sind. Auf Grundlage der Auswertungen können Veranstalter Angebot und Marketing laufend optimieren.

Quelle Text: Agentur für Arbeit